Ay sonu işlemlerinde sonuçların iyi okunabilmesi adına “gerçek tüketim” ve “potansiyel tüketim” değerlerinin ikisi de önem arzetmektedir. Bu raporlar Raporlar>Müşteri Raporları sekmesinden “Protel Envanter” kısmından K02 veya Web Reports içindeki Materials Control>Envanterler>F4001 alınabilir.
Materials Control, satış yazılımlarımız olan Micros ve Symphony gibi yazılımlarla işletmenin yaptığı satışları miktarsal ve tutarsal olarak bünyesine alabilen bir yazılımdır. İşlem adımları şu şekildedir.
- Satış malları satış programından (Micros,Symphony) çağırılır/okunur.
- Oluşturulmuş reçeteler veya stok kartları bu satış mallarına bağlanır.
- Satış miktarları, satış programından istenir.
- Satış malı güncellenerek, satış adeti X reçete şeklinde, içindeki miktar kadar stok malı tanımlanmış depodan eksilir.
Bu eksilme sonunda oluşan düşüş “POTANSİYEL TÜKETİM”dir.
Aşağıdaki örnek üzerinden X deposundaki Coca Cola ürünü için potansiyel ve gerçek tüketim kavramlarını açıklayabiliriz.
- Açılış: Bir önceki envanter döneminin kapanış stok değeri (A)
- Alım: Ambara alınan ürün miktarı (B)
- Transfer (+) : Diğer ambarlardan bu ambara gelen miktar (C)
- Transfer (-) : Bu ambardan diğer ambarlara giden (transfer edilen) stok miktarı (D)
- Potansiyel tüketim: Satış-Reçete entegrasyonundan dolayı stoktan düşen miktar (E)
- Kullanım :Fire, zayi vb. kullanım işlemlerinden dolayı stoktan düşen miktar (F)
- Olması Gereken: Potansiyel tüketim baz alınarak hesaplanan tutar (G)
- Kpanış: Envantere girilen sayım değeri (H)
- Tüketim: Potansiyel tüketime bakmaksızın oluşan gerçek tüketim miktarı (I)
- Fark: Gerçek tüketim ile potansiyel tüketim arasındaki fark (J)
Buradaki hesaplama aşağıdaki formülle yapılır:
Olması Gereken (G) = A+B+C-D-E-F
Gerçek Tüketim (I) = A+B+C-D-F-H
Fark (J) = I-E
Yukarıda görüldüğü gibi, raporda okunması gereken esas durum gerçek tüketim ile potansiyel tüketimin birbirine yakın olması durumudur. Bu iki değer ne kadar birbirlerine uzak olursa fark o kadar büyür veya küçülür. Gerçek Tüketim o ay (envanter) için fiziki olarak stoktan tüketilen değerin kendisidir (Transferler,kullanımlar, alımlar doğru ise). Potansiyel tüketim de, eğer reçete ve satış bilgileri doğru ise, sistemin bize “Tüketmen gereken miktar” dediği durumdur. Farkın +/- büyümesi , kayıp kaçağın, reçetelerin doğruluğunun, satış yazılımından gelen satış miktarların kontrol edilmesi gerektiğini gösterir.